Méthode : Avant de traiter le dossier, voyons comment fonctionne le partenariat hôtel / agence
Les partenaires de l'hôtel (point technique)
les différents types de vouchers.pdf
Exercice concret d'application :
exercice calcul à compléter.ods
facture schématique vierge.ots
Situation et fiche de travail
Vous recevez un courrier de l'agence Sélectour, sous-traitant de plusieurs compagnies, contenant plusieurs vouchers.
L'hôtel a signé un contrat avec les compagnies Havas, Jet Tours et Expedia, accordant une réduction de 15 % sur la chambre, 7 jours sur 7, sauf au mois de février et mai. Un taux de commission unique de 8 % sur l'hébergement seul a été négocié.
Travail à faire :
1° Expliquer la différence entre les deux vouchers. Faites, pour chaque cas, la simulation des transactions client/agence/hôtel du début à la fin du dossier.
2° Enregistrer chaque réservation sur une fiche de réservation, puis sur le logiciel avec préfacturation.
3° Rédiger les courriers de confirmation agence, en respectant les consignes du chef de réception (accusé de réception, rappel des conditions pour chaque client et montant des commissions).
4° Rassembler les pièces du dossier de chaque client.
Le chef de réception ayant remarqué plusieurs erreurs concernant des clients agence, il souhaite mettre en place un information auprès de chaque réceptionniste. Il vous demande de lui préparer le travail.
Travail à faire :
5° Rédiger un tableau récapitulatif des 4 types de vouchers utilisés, en expliquant pour chacun :
• comment repérer le type de voucher sur le document envoyé par l'agence
• le circuit des différents exemplaires du voucher
• les engagements de l'hôtel vis à vis du client (arrivée, départ)
• les engagements de l'hôtel vis à vis de l'agence
• les engagements de l'agence vis à vis de l'hôtel
6° Rédiger la note de service présentant votre tableau, ainsi que les recommandations aux réceptionnistes au moment de l'arrivée et du départ du client.